朝のタスク整理をAIで効率化する方法

朝、仕事を始める前に意外と時間がかかるのが「今日やることの整理」です。

カレンダーを確認して、メールを見て、必要な資料を探す。それからようやく、何から始めるかを決める。

ChatGPTを使うなら、タスクの優先順位を考えてもらうだけではなく、その前にある情報集めから任せると便利です。

Google Calendar、Gmail、Google Driveなどをつなげれば、複数のサービスにある情報をまとめて確認できます。

Calendarを見て、Gmailを開いて、Driveで資料を探す。その作業を自分で順番にこなす代わりに、ChatGPTにまとめて頼むわけです。

まずは使うサービスをつなぐ

最初に、使いたいサービスをChatGPTに接続します。

朝のタスク整理なら、まずはこの3つが使いやすいです。

Google Calendar
Gmail
Google Drive

プラグインを追加して、必要に応じてGoogleアカウントと接続します。利用できるプラグインや接続方法は、プランやワークスペースの設定によって異なります。

つないだあとは、特別な操作を覚える必要はありません。普段のチャットと同じように頼めます。

今日のGoogle Calendarを確認して。

昨日届いたGmailから、返信が必要なものをまとめて。

Google Driveから会議に関係する資料を探して。

最初から全部つなぐ必要もありません。

まずCalendarだけ試して、便利だと感じたらGmailやDriveを追加していくくらいで十分です。

毎朝決まった時間に動かす

次に使いたいのが、ChatGPTのスケジュール機能です。

たとえば、

毎朝8時に、今日やることを整理してください。

と設定しておけば、毎朝同じ指示を入力する手間を減らせます。

スケジュール済みタスクは、1回だけではなく、毎日や毎週といった繰り返しにも対応しています。

朝になってから「今日は何をしよう」と考え始めるのではなく、ChatGPTに整理を始めてもらう形です。

※正確な時刻での実行など、利用できるスケジュール機能はプランによって異なります。

Google Calendarで今日の予定を見る

Google Calendarをつないでおくと、今日の予定や空いている時間を確認できます。

たとえば、

今日のカレンダーを確認して、予定のない時間を使った作業スケジュールを作って。

と頼みます。

10時から会議、13時から取引先との打ち合わせ、16時から別の予定が入っているとします。

その予定を踏まえて、

9:00〜9:45　資料確認
11:00〜12:00　企画書の作成
14:00〜15:30　集中して進めたい作業

といった形で、空き時間を使った予定を考えてもらえます。

自分でカレンダーを見ながら「この時間なら何ができるか」と考える手間を減らせます。

Gmailから今日対応するメールを探す

朝にやることは、自分が覚えているものだけとは限りません。

メールを開いたら、昨日届いていた依頼を思い出すこともあります。

Gmailをつないで、

昨日から今朝までのメールを確認して、今日対応が必要そうなものをまとめて。

と頼んでみます。

さらに、

「返信が必要」「確認だけでいい」「急がない」に分けて。

と続ければ、メールの優先順位も整理しやすくなります。

Calendarと合わせるなら、

今日の予定とメールを確認して、今日やることの優先順位をつけて。

という頼み方もできます。

メールと予定を別々に確認しなくて済むのが、地味ですがかなり便利です。

Google Driveから資料まで探す

朝10時に打ち合わせがあるなら、Google Driveも組み合わせられます。

今日の会議を確認してください。
関連するメールとGoogle Driveの資料を探して、会議前に確認することをまとめてください。

こう頼めば、予定だけでなく、会議に関係するメールや資料までまとめて確認できます。

自分でCalendarを開き、そのあとGmailを検索し、さらにDriveから資料を探す必要はありません。

「今日の会議を準備したい」と目的を伝えて、必要な情報を探してもらいます。

朝はまとめて頼んでしまう

Calendar、Gmail、Driveをつないだら、朝は1つずつ頼む必要もありません。

たとえば、こんな指示が使えます。

今日のGoogle Calendarを確認してください。
Gmailから今日対応が必要なメールを探してください。
今日の予定に関連する資料があればGoogle Driveから探してください。

その情報をまとめて、

・今日絶対やること3つ
・今日中にやること
・後回しでいいこと

に分けてください。

最後に、予定のない時間を使って今日の作業スケジュールを作ってください。

この使い方なら、朝にいくつものサービスを開いて情報を集めるところから始めなくて済みます。

ChatGPTに「今日何をすればいい？」と聞くだけではなく、その判断に必要な情報も一緒に見てもらうのがポイントです。

「何か起きたら動く」使い方もある

ChatGPTのタスクは、毎朝8時のように時間を決めて動かすものだけではありません。

対応している環境では、接続したサービスで何かが起きたことをきっかけに、ChatGPT Workでタスクを実行することもできます。

たとえば、

Gmailに新しいメールが届いた
Slackに新しいメッセージが投稿された
GitHubのPull Requestに動きがあった

といったタイミングです。

使い方は、

重要なメールが届いたら内容を確認して、対応が必要な場合だけ知らせて。

といったものです。

毎回自分で受信トレイを確認するのではなく、必要なものが出てきたときだけ確認する形に変えられます。

このイベントをきっかけに動く機能は、対応しているプランやサービスに限られるので、利用前に自分の環境で使えるか確認しておくと安心です。

朝のタスク整理で、いちばん減らしたいもの

ChatGPTで朝の予定を整理すると聞くと、「AIにタスクの順番を決めてもらう」使い方を思い浮かべがちです。

もちろん、それだけでも便利です。

ただ、本当に減らしたいのは、その前にある作業かもしれません。

予定を確認する
メールを見る
資料を探す
今日やることを拾い出す

ここまでChatGPTに任せられると、朝の準備そのものがかなり軽くなります。

タスクの順番を考えてもらうだけではなく、タスクを探すところから任せる。

最初はGoogle Calendarを1つつなぐところから試して、慣れてきたらGmailやGoogle Driveまで広げてみるのがおすすめです。